專案做到一半，進度看得見，款項卻還沒入帳，這時該看哪個日期？追蹤表若只寫「完成日」，就分不清款項卡在交付、驗收、開立憑證，還是客戶內部付款流程。安排階段付款，不只是把總價切成幾期，還要讓每期成果、確認方式、請款文件和收款時間對得上。
先把五個節點分開：交付完成、客戶驗收、開立銷售憑證、付款到期、實際入帳。這些日期可能不同；報價和追蹤表都要分別記下條件與負責人。以下用假設專案試算，數字只供教學，不代表市場平均或真實客戶案例。
先分清交付進度與收款時間
先拿出合約、報價單或採購單，確認工作範圍、每期金額、付款觸發條件、付款天數、驗收人，以及客戶請款要走哪些程序。付款天數是從收到文件起算，還是依固定日期批次付款，也要問清楚；「月結三十天」若沒寫起算點，現金預估可能差上一個月。範圍或付款窗口尚未確定，就先列為待確認，別把口頭預估當成約定日期。
追蹤表可分欄記錄預定成果日、實際交付日、驗收日、憑證開立條件與日期、送件日、付款到期日、預計入帳日和實際入帳日。每個日期都留來源與負責人：付款天數對照合約，驗收日期以客戶回覆為準，實際到帳則看銀行紀錄。這樣即使換人接手，也能看出款項停在哪一步。
財政部的營業人開立銷售憑證時限表按業別列出不同時限，買賣、包作、勞務承攬、技術及設計等適用規則可能不同；先確認自家業別、交易性質和條件，再對照官方表格。付款條款不能取代憑證時點的核對。每週更新未收款清單，分開標示已交付未驗收、已驗收未送件、已送件未到期和逾期未入帳，並為每種狀態指定下一步、負責人與追蹤日期。
若客戶的驗收人與付款窗口不同，分開記姓名或職稱、備援窗口與確認管道。交付信附上成果清單和需回覆項目；未收到回覆時，先標記「待客戶確認」並記下提醒日期，不自行當成已驗收。窗口異動後，再確認原條件及送件方式是否仍適用。若內部帳務人員接手，也要把付款起算日和憑證責任人一併交接，避免只有進度、沒有可追的入帳節點。
把專案拆成可確認的成果
別用「做到一半」或「客戶覺得差不多」當請款里程碑。先把合約範圍拆成客戶看得見、能比對也能留存的成果，例如初稿、確認版、可編輯原始檔或完成清單。網站導入可能會拆成資料盤點、測試環境交付、指定頁面驗收和檔案交接；這些只是示意，名稱仍須符合雙方實際約定，不能直接當成通用標準。
每項成果都要寫清楚完成標準：交哪些檔案、要有什麼欄位或頁面、問題如何判定、在哪裡展示、由誰回覆、幾個工作天內提出意見，以及包含幾輪修改。若成果仰賴客戶提供圖片、名單或核准資料，就列出資料到位日和延遲時的處理方式。交付方已完成、正在等客戶決策，可以記為待驗收；這不代表尚未交付，也不代表款項已入帳。
Salesforce 在 2025-03-25 的銷售流程說明提到，各產業的流程階段可能不同，並以明確的退出條件判斷何時轉換階段。這可作為營運記錄的參考，銷售流程本身不是付款或法律規則。替每個付款里程碑寫下開始條件、完成證據和下一步，就能讓沒參與前期討論的同事看懂誰要確認、確認哪項成果、何時算完成，以及還缺什麼證明。節點則以會影響成本、風險或客戶決策的項目為主；不必每完成一個內部小任務就請款，也要避免供應方墊付所有成本直到結案。
交付前可照完成標準做一次逐項自查，將檔案名稱、版本、測試結果和排除項目放進清單。若客戶回覆「看起來可以」，但沒有指出核准哪個版本，仍要補問確認範圍。分批成果要各自能判讀，並寫清楚前一階段未完成會不會影響下一階段；這能讓雙方知道待驗收的是哪一件事，而不是把整案都標成卡關。
列出每階段驗收與請款文件
開工前先和客戶採購窗口確認文件清單，免得做到第一期才發現請款入口還沒開通。問清楚採購單或合約是否須先核准、供應商建檔要哪些公司資料、請款要走哪個平台或表單、收件日和付款日是否固定、憑證要列哪些資訊，以及誰負責確認缺件。客戶程序各有不同，記下對方實際提供的步驟和日期，不要假設每家公司都先收發票再付款。
每個里程碑整理一份文件清單，包含報價版本、簽回的合約或訂單、已確認的變更、交付清單、驗收證據、請款表或憑證，以及入帳紀錄。也記下各文件由誰提供、何時需要、送交對象、收件確認人、目前版本和保存位置。客戶內部核准還沒完成，就標記待核准；文件已送出但對方尚未確認，也別標成請款完成。
驗收證據可用雙方都找得到、也能辨認版本的形式，例如核准郵件、簽認紀錄、系統工單、交付清單或檔案版本紀錄。若只能用訊息截圖，保留日期和上下文；客戶指定表單時，就把表單放進同一階段的資料夾。每次送件都記下送出時間與收件回覆；若遭退件，再記缺項、補件人和下次追蹤日。
Microsoft Learn 在 2025-07-21 更新的 Dynamics 365 採購流程頁面，把採購需求、核准、採購單、收貨、發票處理和付款列為不同步驟。這是外部軟體文件提供的流程參考，不是 brain-banks 的產品或服務；實際做法仍是問清客戶自己的程序，再把它列入請款清單。請款文件、憑證開立日和付款到期日也要分開追蹤，退件時保留原因和案件編號，才能先補正再更新入帳預估。
多部門提供資料時，先指定一人彙整版本，依客戶規定命名資料夾。送件前逐項核對合約版本、驗收回覆與請款金額；若涉及個資或商業資料，使用雙方已約定的傳送方式與權限，避免公開連結。
用假設專案檢視現金缺口
先寫清楚合約金額採含稅或未稅口徑，再列出各期可請金額、預計請款條件、付款天數，以及開工前和每階段開始前要支付的成本。人工、外包、材料和其他支出，都按預計付款日放進表裡；只用合約總價減掉總成本，無法看出支出日前現金是否已到帳。
假設一個未稅總額 NT$180,000 的專案分三期請款，比例為 30%、40%、30%，金額分別是 NT$54,000、NT$72,000、NT$54,000。這只是算術示例，不是建議比例。再假設首期款要等第一個請款節點後三十天才入帳，而入帳前已支出 NT$45,000 初期成本和 NT$35,000 後續成本。若沒有其他現金流入，首筆款到帳前累計支出 NT$80,000；收到 NT$54,000 後，仍有 NT$26,000 尚未回補。
把預估入帳和支出排在同一條日期軸上，試算原定時程，以及延後十五天、三十天的情況，找出現金最低點和需要預留週轉的日期。也檢查各期金額加總是否等於合約總額，並標出尚未納入的稅額、間接費、其他專案支出或付款延遲。若多個專案共用同一帳戶，還要加入固定支出和已承諾付款；單一專案有結餘，不代表公司整體週轉充足。比較最低點與可用現金後，再評估是否協調分批採購、調整交付順序或增加預收條件。延伸閱讀可參考現金流管理完整手冊。
試算表還可標示「已確認／待確認」，把口頭估計與簽約付款分開；未簽約或條件未達成的款項，不列為確定入帳。每次改動金額或日期時，保留更新人、原因與依據，並用不同情境檢查延誤影響。若缺口落在無法承受的日期，回頭談付款節點或成本支出前置安排，不要只把預估入帳日往前移。
變更延誤與部分驗收怎麼處理
排期前先看合約是否寫明變更提出方式、核准人、增加或刪除工作如何計價、驗收回覆期限、客戶資料未到時如何調整時程，以及能否分部交付和分別計價。也要確認實際工作性質與契約類型；顧問、設計、訂閱或勞務安排的權利義務可能不同，不能只因文件寫了「里程碑」，就認定特定法律效果一定適用。
民法第490條說明承攬是約定一方完成一定工作、另一方給付報酬；第505條規定報酬原則上於工作交付時給付，無須交付時則於工作完成時給付。若工作分部交付，且各部分報酬已有約定，則在各部分交付時給付該部分報酬。這些條件仍須對照實際契約與履行方式，不能推論所有服務都必然按月、按進度或驗收後付款。法務部資料庫的整編資料截止日為 2026-10-08。
若採分期安排，契約應明列每期工作、可辨認的交付、對應報酬和付款期限；高金額或有爭議的條文，請外部法律專業人員依文件確認。變更發生時，記下提出人、日期、新增或刪除內容、費用差額、時程影響、新驗收標準及雙方確認方式，確認後再更新追蹤表。客戶延遲交資料或回覆時，留下提醒日期、待辦、窗口和預計回覆日，提出新的交付日期並取得雙方確認。部分驗收則分列已交付項目、證據、未完成內容和相應金額；是否能單獨請款仍要回到契約約定。不要把沉默當作驗收，也不要把尚未確認的延誤責任寫成既定事實。
若驗收意見同時包含缺漏和新增要求，先對照原規格逐項分類，再請客戶確認哪部分屬修正、哪部分屬變更。把有爭議的項目暫列待議，已完成且可獨立驗收的項目則另列證據與期限；在雙方確認前，避免先擴大工作範圍或把未定價的新工作納入原里程碑。
在報價交接與結案留下紀錄
報價單和合約要把總價含稅或未稅口徑、各期金額、觸發條件、付款天數、驗收人和回覆期限、修改範圍、範圍外項目、客戶前置資料及變更程序寫到能執行。付款到期日和銷售憑證時點要分欄記錄：合約付款條件不能取代按業別核對財政部規則。承諾的日期和金額應能對回雙方簽認版本；口頭討論後，也以確認郵件或增補文件留下依據。
交接時別只留一句「客戶已同意」。用一頁摘要記下目前階段、最近交付日、客戶下一步、負責人、期限、文件位置、驗收狀態、是否可請款、送件日、到期日和預計入帳日。尚未確認的欄位要標出待確認事項和下次追問日期；檔名加上日期與版本，讓接手者不會拿錯附件或把不同版本當成同一份成果。
結案時逐期核對承諾與實際：交付清單是否對上驗收證據、款項是否已送請、憑證時點是否依適用規則處理、客戶是否在約定期限內付款。若有差異，記下原因、證據位置、負責人和下一步日期。指定一人更新追蹤表，其他人提交日期與證據；欄位定義放在共用範本，避免各專案各自解讀「完成」或「已收款」。每月查看延遲集中在哪個節點，再調整下一份報價的前置條件和付款安排。
結案時也可把原定與實際的交付、驗收、送件、到期及入帳日期並列，確認誤差發生在哪一段。若延遲來自等待資料、補件或內部核准，就記錄可改善的前置問題與責任窗口；不要只留下「客戶拖款」這類無法供下一案使用的結論。複用範本時，仍要依每案的產業規則和客戶程序調整欄位。
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