客戶還有新單要下，帳上也有未收款和待出貨訂單，現在還能接多少？只看應收帳款，可能漏掉已交貨未開票的貨，也可能忘了已確認、尚未出貨的訂單。以下用一套內部試算流程，整理資料範圍、付款紀錄、可接單額度、停單條件和調額紀錄。公式是管理上的教學口徑，實際使用前要先定義公司自己的欄位和核准方式。
先定義客戶授信的計算範圍
先說清楚「一個客戶」怎麼算：以單一往來帳戶計算，還是合併關係企業？若要合併，列出納入的公司和認定人；關係還不明的帳戶先標示待確認，不要為了方便直接併在一起。接著統一幣別、含稅或未稅口徑、資料基準日、付款條件和核准額度。不同幣別不能直接相加；若要換算，記下匯率來源、日期和負責人，讓其他同事能重算。也要寫明哪些應收、交貨和訂單狀態會納入，以及取消單、折讓、已收款和只有報價的項目怎麼處理。
實際整理時，先訂資料截點，例如以某工作日下班前已入帳的資料計算，再逐筆列出客戶、單據編號、類型、狀態、金額、到期日、來源和更新時間。會計核對發票、收款、折讓與沖帳；業務核對交貨、未出貨訂單和取消原因；主管確認客戶範圍及額度版本。Microsoft Learn 的應收帳款設定文件（文件標示日期：2026-08-05）列有付款條件、客戶群組和可自訂的帳齡區間。這些是 Dynamics 365 的設定項目，不能直接當成所有公司的授信政策。
| 核對項目 | 主要確認人 | 留下的結果 |
|---|---|---|
| 發票、收款、折讓 | 會計 | 單據狀態與對帳差異 |
| 交貨、訂單、取消 | 業務 | 已交貨及未出貨明細 |
| 客戶範圍、額度版本 | 主管 | 合併口徑與核准依據 |
若欄位缺漏、款項尚未對帳或單據狀態互相矛盾，就標成待確認，指定補件人和下次更新時間，不要把估計值寫成已核實的金額。信用狀、保證、預收款、折讓和爭議款是否影響曝險，也要按實際交易條件逐項確認，不能只因為有相關文件就自行扣除。交接紀錄應包含基準日、核對人和未解事項；最好由不同人負責對帳與決策，至少讓另一位同事能抽查來源單據。可挑一筆已收款、一筆部分交貨和一筆取消單回放，確認狀態轉換後同筆金額只計一次；若出現重複，先修欄位定義再調額度。
把應收未開票與在手訂單加總
先將每筆金額歸到一種狀態：已開票未收、已交貨未開票，或已確認但未交貨。對照發票、交貨紀錄、訂單確認和收款入帳狀態，排除已取消訂單、已收款且已沖銷的金額，以及尚未確認的報價。本文採用的內部試算式是：
授信曝險 = 已開票未收 + 已交貨未開票 + 已確認未交貨訂單 − 尚未反映於上述金額的已收款或折讓
可用額度 = 核准額度 − 授信曝險
「尚未反映」是避免重複扣款的關鍵：收款若已沖掉應收，就不能再扣一次；交貨若已從未出貨訂單轉成未開票交貨，也只能列在一個狀態。部分出貨要拆開計算，已交貨部分移到未開票交貨，未出貨部分仍留在訂單；部分收款則確認應收餘額已扣除入帳款。每次狀態轉換都保留單據或系統紀錄，避免同一筆交易重複計入。
不同系統的額度檢查範圍可能不同，先查明所用系統如何處理已交貨未開票與未出貨訂單，再決定資料對應方式。以下流程把已確認未交貨的訂單納入試算，是公司採用的管理口徑，並非所有系統的預設值。舉例來說，一張 NT$100,000 訂單分兩批出貨，若 NT$40,000 已交貨未開票，就把 NT$40,000 列在該類、NT$60,000 留在未出貨訂單，不能重複算整張 NT$100,000。若狀態或交貨金額還沒核實，先列待確認並指定補件人，不要把未確認報價加進曝險。最後把公式、排除項目、狀態定義和資料基準日放在同一份作業說明，結果要能回答數字截至何時、包含哪些狀態、哪些收款尚未反映，以及由誰核對。
用付款紀錄與集中度分級
先選定觀察期間，再比對約定到期日和實際收款日。可整理逾期次數、逾期金額、最長延遲、延遲是否反覆，以及近期付款有沒有改善。若有分期、部分付款或爭議款，保留原到期日、每次入帳日和未收餘額；只用「準時／遲付」兩種標籤，容易看不出實際差異。期間要一致，並標明資料來自哪份帳齡報表或收款紀錄。單次晚付可能是對帳或付款流程問題，不能只憑一次事件就永久降級；若延遲反覆或逾期金額增加，就安排進一步確認。
集中度要先定分子、分母和對象。可以看單一客戶占公司總授信曝險、總應收或營收的比例，但三者回答的問題不同，不能混為一談。計算時標明期間，以及是否合併同一關係企業。企業可自行訂定低、中、高級距，並連到不同的檢視頻率、付款條件或新單核准流程；資料不足就註明不足，不要臆造「業界標準百分比」。Microsoft Learn 的信用管理與催收概覽（文件標示日期：2026-04-01）介紹客戶群組、風險分數、額度和訂單暫停規則等功能；這是 Dynamics 365 的產品說明，不是建議級距。整理帳齡和收款流程時，可延伸閱讀應收帳款管理文章。
分級是為了安排處理節奏，不是替客戶貼上永久標籤。可把條件寫成可核對的句子，例如在指定期間內，逾期筆數或金額達到公司自訂條件時，下一筆新單先交主管檢視，並說明哪些例外資料不納入。若客戶有付款爭議或資料不完整，分開記錄已知事實和待確認原因。集中度升高也不等於收款風險一定變差，但代表公司對少數客戶的依賴增加，可以觸發營運情境檢視。試算表中把計算式、採用期間和客戶合併範圍一起列出，不只留一個百分比，讓接手人能確認分子與分母。每次分級都記下期間、資料來源、判斷人和下次檢視時間，之後才能看出規則是否合用。
用教學假設試算可再接單量
以下金額是教學假設，不是客戶案例、產業平均或接單建議。先確認額度、未結項目和新單使用相同幣別與含稅口徑，資料基準日也一致；再檢查訂單是否取消、交貨是否已轉列，以及收款或折讓是否已反映。不同系統的資料要先對齊截點，不能把昨日的應收和今天新增的訂單混算。若條件不齊，就把結果標為暫估，並列出缺少的資料、補件人和期限。
教學假設：核准額度 NT$600,000，已開票未收 NT$210,000，已交貨未開票 NT$90,000，已確認未交貨訂單 NT$160,000，沒有尚未反映的收款或折讓。授信曝險為 210,000 + 90,000 + 160,000 = NT$460,000；可用額度為 600,000 − 460,000 = NT$140,000。若新單是 NT$180,000，接單後曝險為 NT$640,000，超過額度 NT$40,000。業務可先確認能否拆單，再把試算交給核准人決定；若不能拆單，可等收款實際入帳後重算，或依公司程序申請有期限的例外額度。預計收到的款項不能先當成已收款扣除。
這份試算先顯示接單後曝險會到哪裡，不會替企業判斷訂單是否值得接。實際接單還要看毛利、履約成本、付款條件、交期和供應能力，不能因為仍有可用額度就把它當成獲利或收款保證。若分批交貨，就依每批確認的金額更新曝險；若採訂金或部分付款，只有已確認並反映的款項才能納入。即使試算出 NT$140,000 可用額，企業若另有內控保留額，也要按公司規則再扣除或交主管核准，不能把公式結果直接當成接單授權。把原始明細、算式、基準日、待確認條件和重算人放在同一筆紀錄，主管才看得出差額從哪裡來，也能在收款或交貨狀態更新後重算。
例外核准與停單如何執行
先寫清楚哪些情況會觸發審查，例如曝險超過核准額度、發票逾期、額度審查期限已到、付款條件改變，或新訂單讓集中度明顯上升。每個條件都要指定檢查時點和資料來源，避免接單後才發現規則，也避免不同人用不同口徑判斷。接著決定暫停在哪個環節：新單確認、排程、備貨或出貨；要依企業交易流程設計，不能只寫「停單」。規則也要指明誰通知業務、誰對客戶說明、誰核准例外，以及誰能解除暫停。這些是公司自訂流程，不是法規或產業通用門檻。
例外申請要附上當下曝險明細、新單金額、超額差額、申請原因、付款或分批條件、佐證資料、核准人和失效日期。核准只適用於紀錄列出的客戶、訂單和期間；到期或訂單金額變動，就重新試算。暫停與解除都記下時間、經手人、觸發原因、決策依據和解除條件。Microsoft Learn 的信用管理與催收概覽（文件標示日期：2026-04-01）說明 Dynamics 365 可依風險、付款條件、額度、逾期金額和額度使用比例設定暫停規則，也能查看暫停原因、釋放訂單並設定額度變更與放行的核准流程。這是軟體功能範例，不代表所有企業都應採同一設定。解除前要確認觸發原因已消失，例如款項已入帳，而不只是收到匯款截圖。
執行時可依序由發現觸發條件的人通知資料負責人核對曝險，再由授權主管決定暫停或核准例外，業務依決定通知相關窗口，最後由指定人重查解除條件。若暫停會影響供應商排程、客戶專案或已備貨成本，將這些營運資訊附上供主管判斷，但不能因此跳過核准。若沒有系統停單功能，可用有權限控管且保留修改紀錄的內部表單。誤停時也要記錄更正和解除時間，方便日後找出流程需要調整的地方。
定期調額並保留決策紀錄
額度不只在第一次交易時決定。企業可依曝險大小、付款趨勢、集中度、訂單變化速度和資料品質，自行安排每月、每季或其他檢視頻率；這是內部節奏，不是規定。也可設定提前檢視條件，例如逾期突然增加、單筆訂單變大、客戶關係企業改變，或單一客戶占用的曝險比重上升。每次審查都沿用同一計算範圍和欄位，否則新舊額度看起來可比，實際上可能一邊含未出貨訂單、一邊只算已開票未收。資料不足時，記下限制、補件人和期限，再決定何時重看現行額度。
決策紀錄至少要有客戶範圍、舊額度、新額度、生效日、到期日、核准人、資料基準日、付款和集中度依據、例外條件、下次檢視日及未解事項。調高時寫明依據和適用期限；維持或調低也記下理由，避免只剩最後的數字。收款與周轉可延伸閱讀現金流管理手冊。每次檢視後保留舊版並標明生效時間，不要直接覆寫；遇到退貨、折讓或收款更正時，才能查回當時使用的資料。
若調高額度是因近期付款改善，下次檢視時確認趨勢是否持續；若是季節性訂單增加，寫明臨時額度何時恢復。客戶規模、交易條件或出貨流程改變時，也要確認現有欄位還能不能反映實際曝險。定期回看停單和例外紀錄，可以看出門檻是否太鬆、過於頻繁，或缺少負責人。額度記錄也要明確列出可用額度為零時由誰暫停新單，以及例外適用哪筆訂單、何時失效；否則後續同事只看到新數字，無法知道舊核准條件。需要把方法套用到自己的企業時，可完成官方商戰思維測驗或了解商戰思維工作坊／講座（柚子講師）。